A lo largo del día laboral, podemos tener muchas reuniones, una detrás de otras. En la primera puede que te vaya de maravilla, pero, a medida que pasa el tiempo, el cansancio se hace sentir y con él, la desconcentración. Pero, ¿cómo hacer que las reuniones de trabajo sean productivas? Es algo que te vamos a contar aquí.
El exceso de reuniones afecta el funcionamiento de las empresas, así lo reveló un reciente estudio del Instituto Tecnológico de Massachusetts (ITM) en Estados Unidos, que muestra que si, a la semana, se eliminaran las reuniones por tres días, la productividad de la empresa aumentaría un 73 %, además, disminuiría el estrés de los empleados en un 57%.
Pero, bien, sabemos que hay empresas donde las reuniones deben hacerse sí o sí.
Implementar herramientas tecnológicas, ser puntual con los temas que se van a tratar y evite salirse de la agenda o crear distracciones que afecten el tiempo destinado para el encuentro y, superimportante, incentiva la participación de todos los asistentes.
Esto, sin duda, ayudará a hacer de tu negocio, un espacio mucho más productivo.
Claves para realizar una reunión productiva y eficiente
El exceso de reuniones es uno de los mayores enemigos que tiene el rendimiento y eficiencia en una empresa. Situación que se incrementó con el teletrabajo durante la pandemia.
Solo en el año 2020, primer año con la Covid-19 presente en nuestras vidas, las plataformas de videoconferencia registraron 2 mil 700 millones de minutos en reuniones virtuales en todo el mundo.
En España, cerca del 14 % de las personas activas en el campo laboral, teletrabaja. Lo que incrementa el tiempo de reuniones de manera notable.
¿Quieres hacer que estas reuniones resulten beneficiosas y productivas?, te vamos a contar algunas de las mejores técnicas para lograrlo.
Marca un timing
La clave de todo está en la organización y la planificación. Para que esto ocurra, debes desarrollar una agenda que marque el tiempo que se llevará cada acción, actividad o tarea que tienes planteada con base en los objetivos empresariales.
Es importante que esta planificación no se vea alterada para poder cumplir con su propósito.
Céntrate en los temas acordados
Sentir que con una reunión estamos perdiendo el tiempo es normal. Esto se debe a que nos distraemos con facilidad en temas que no forman parte de la agenda.
Es necesario tener claros los objetivos, los puntos y el orden en el que serán abordados.
Concreta las responsabilidades
Al llegar a una reunión, es fundamental que esta esté organizada. Los responsables de convocar deben ser capaces de planificarla de manera previa para así priorizar los temas.
Como una reunión cuesta muchísimo dinero a las empresas, los responsables de organizarla tienen que: prepararla con tiempo, seleccionar a las personas que deben asistir, crear el planning y enviarlo a todos los participantes, así como preparar o supervisar cada participación.
Haz uso de la tecnología
Estamos en una era donde las herramientas tecnológicas y digitales están presentes en todo. Hacer un uso correcto de estas innovaciones, permitirá dinamizar las reuniones y que no se conviertan en un monólogo.
Además, la tecnología facilita y flexibiliza los procedimientos si se le da un uso adecuado durante la asamblea.
Escoge un lugar adecuado
Si tu empresa no cuenta con una sala de reuniones, puedes rentar una o convocar a tus compañeros de trabajo a un lugar que resulte neutral para todos.
El espacio para desarrollar tu reunión debe tener suficiente iluminación, con posibilidad de poder conectar varios equipos a la vez y de fácil acceso para todos. La idea es perder el menor tiempo posible.
Prevé posibles distracciones
Hay elementos que pueden afectar la efectividad de las reuniones, ya sean presenciales o virtuales. Uno de los principales motivos de distracción, y aunque nos parezca extraño, es el exceso de información. De ahí, que sea tan importante tener claros los puntos.
La falta de preparación. No conocer de lo que se está hablando o salirse de la agenda es un potenciador de distracciones en una reunión de trabajo, esto da pie a otros temas, e incluso, a pequeñas reuniones aisladas.
Saber manejar el tiempo de la reunión es, sin duda, fundamental para evitar distracciones. Informar que durará 60 minutos o menos, mostrará a los asistentes que se tocarán los temas establecidos en la agenda y no se aceptarán modificaciones innecesarias ni se perderá más del tiempo requerido.
A menos que sea muy necesario extenderse en el horario, procura que las reuniones no se excedan de los 45 minutos.
Fomenta la participación
Todos tienen algo que decir, por lo cual es oportuno que promuevas su participación. Esto puede ser a través de preguntas directas o comentarios muy cortos.
Es muy importante que no desestimes ninguna de las intervenciones, que tengan un tiempo límite y que no lleve a discusiones particulares.
Las reuniones, para que resulten efectivas y de utilidad, requiere de una participación activa y para que eso se logre, debes darle la correcta importancia a cada opinión siempre y cuando persiga los objetivos planteados en principio.
Termina con conclusiones y propuestas de mejora
Es aquí donde sabrás qué tan efectiva resultó la reunión. Puedes finalizar con un resumen del encuentro para puntualizar aspectos claves y acuerdos a los que se llegó. Esto permite revisar en planning e ir tachando los temas tratados.
Al concluir, es necesario asignar elementos de acción a los asistentes para quitar esa sensación de haber participado en una reunión improductiva.
Es recomendable revisar si existen dudas entre los asistentes antes de retirarse. Saber si hay preguntas, es una manera de comprobar la efectividad de la reunión.
¿Tienes listas las conclusiones y propuestas? Envía un mail con todos los pormenores de la reunión, esto, además de disipar dudas, no dará lugar a cabos sueltos ni malos entendidos.
Conclusión
Existen muchas estrategias y prácticas que ayudan a que las reuniones sean más dinámicas, ágiles y productivas y que el espacio laboral sea más agradable para todos.
Si logras conseguir que las reuniones de trabajo sean productivas, estarás dando en el clavo del desarrollo y expansión de tu negocio con el talento humano que tienes y que, al ver que su tiempo es valorado, se motivará por cumplir con todos los objetivos propuestos.