Cómo automatizar procesos en una empresa: procesos y beneficios

Cómo automatizar procesos en una empresa

Cómo automatizar procesos en una empresa

La tecnología ha llegado para quedarse y los negocios no escapan a ella. Automatizar procesos en una empresa trae consigo muchos beneficios en operatividad, productividad y competitividad.

Antes de la pandemia por Covid-19, España figuraba como el segundo país líder en la automatización. Un estudio de Kyocera reveló, en 2019, que el 70,4 % de las empresas españolas había automatizado alguno de sus procesos más importantes.

El Coronavirus llevó a que las empresas que ya habían comenzado su automatización, aceleraran su transición e hizo que, las que se rehusaban a emplear la tecnología, la empezaran a mirar con otros ojos.

En 2023, la automatización de las empresas dejó de ser un concepto, para convertirse en una realidad que, en la mayoría de los casos, apunta a la búsqueda de soluciones para problemas concretos, simplificación de tareas y optimización de los recursos económicos y del talento humano.

Pero, ¿qué es la automatización de la que tanto se ha hablado en los últimos años? No es más que la inclusión de nuevas tecnologías para la realización de actividades, con ninguna o muy poca intervención humana.

Ahora, veamos cómo estas herramientas digitales pueden beneficiar a tu negocio.

¿Cuál es el objetivo de automatizar un proceso?

La automatización va mucho más allá de actualizar un software o tener bonitos y actualizados equipos tecnológicos. Es un proceso que requiere de un plan, inversión y una constante capacitación.

Uno de los principales objetivos de la automatización, es el de mejorar el flujo de trabajo a través de la optimización de costes, tiempo y la simplificación de procesos.

También se persigue aumentar la productividad y minimizar los riesgos para responder, de una manera más efectiva, a los cambios del mercado.

Lo que las empresas buscan en la automatización, es rapidez para realizar tareas que resultan repetitivas para así, disponer de tiempo, recursos y talento enfocados en crear e innovar en otras áreas donde se necesita mayor atención.

¿Cómo automatizar procesos en una empresa?

La automatización requiere de una hoja de ruta para que sea exitosa. Esto incluye la inversión en equipos y programas, así como la formación constante de los trabajadores para sacar el mejor y mayor provecho a las herramientas que los avances tecnológicos están entregando.

Lo primero que debes hacer, es identificar el área y los procesos que se pueden mecanizar, para luego saber elegir bien al proveedor de la automatización.

Debes tener claro que si el sistema falla, compromete todo el proceso y las actividades de la empresa.

Puede que la automatización sea la moda, pero esta no se adapta a todos los tipos de negocios.

Ya definiste el área o las tareas que quieres automatizar, pero, ¿hay algo que no puedes dejar que una máquina lo haga? No hay de qué preocuparse, pues los procesos no tienen que ser 100 % automatizados.

¿Qué beneficios proporciona la automatización de los procesos en las empresas?

Estamos en la era de la tecnología, cada día surgen nuevas y mejores herramientas que buscan facilitarnos la vida personal y laboral.

En el caso de las empresas, la automatización persigue una mayor productividad, confiabilidad, disponibilidad, rendimiento y una reducción en los costes operativos. Veamos cómo la hace.

  • La productividad aumenta a partir del momento en que el personal ya no tiene que ocuparse de las tareas que le resultan tediosas y puede dedicar más tiempo a generar nuevas ideas para el desarrollo de la empresa.
  • Al tener procesos automatizados, se aumenta la confiabilidad y hay menos posibilidades de cometer errores, dejando a un lado, la necesidad de realizar controles y resolver problemas, pues, las tareas repetidas, siempre serán realizadas, de la misma manera, por el software utilizado en el proceso. Aumentar la confiabilidad en las operaciones y los resultados, hace que la empresa se vuelva más competitiva en el mercado.
  • Cuando se ha automatizado un proceso, siempre habrá disponibilidad de información, evitando los riesgos de pérdida que pueden surgir por la intervención humana. Los software siempre entregan la posibilidad de guardado y recuperación.
  • Tener a una persona todos los días, haciendo una actividad que pudiera ser automatizada, a la larga termina por desmotivar y afectar su rendimiento. Es mejor aprovechar su talento en tareas que sí exigen de la intervención humana. Esto beneficia a la empresa, pues, contará con trabajadores más satisfechos, productivos y dando lo mejor de sí para aumentar cada día su rendimiento laboral.
  • No podemos dejar de hablar de la reducción de costes que significa para una empresa la automatización, este es uno de sus principales beneficios.

Y no solo se trata del ahorro en la contratación de menos trabajadores, también en la identificación de cuellos de botella que pueden ser corregidos por un software de automatización.

Los errores cuestan dinero y evitarlos entrega mayor rentabilidad.

Qué tipo de procesos se pueden automatizar

Son muchos los procesos que se pueden llegar a automatizar dentro de una empresa para optimizar los recursos y talentos con los que se cuenta.

Estos van desde la elaboración de inventarios y nóminas hasta facturación, cobranza, reportes y atención al cliente, este último es uno de los procesos que más tiempo y dedicación demanda.

Hay dudas que son recurrentes y donde la contestación siempre será la misma. El soporte al cliente se puede automatizar a través de los chatbots, entregando respuestas inmediatas que, además de disminuir el tiempo de espera de la persona, aumenta la productividad de los empleados.

Automatizar procesos administrativos y contables, permite que el talento humano se centre en el análisis de datos y el fortalecimiento de las relaciones con los proveedores y los clientes.

Otra área de la empresa que conviene automatizar, es la de talento humano. Gestionar Nómina, procesos de inducción y formación, administración de beneficios para los trabajadores, reclutamiento y solicitudes, son algunos de los procesos que se pueden encomendar a un software.

Si tu empresa está dedicada al comercio y suministro de mercancías, las áreas por las que puedes empezar la automatización son las vinculadas a la gestión de cotizaciones, facturación, órdenes de compra, inventario y devoluciones.

Las redes sociales y el marketing digital también ofrecen algunas opciones que pueden ser automatizadas, pero no abuses.

El proceso de automatización no significa una deshumanización de las empresas, algo así como lo descrito por Aldous Huxley en su novela futurista «Un mundo feliz» (1931) y donde las máquinas priman por sobre la condición humana.

Por el contrario, automatizar procesos en una empresa debe verse como la implementación de herramientas que buscan optimizar todos los recursos para que la compañía se desarrolle y sea exitosa.